Bij jou om de hoek
75 jaar ervaring
Spreekt jouw taal

9 juni 2021

Wat wil je weten over de digitale bewaarplicht?

Ondernemers dienen hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.

Gegevens raadplegen

De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile

De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.

Conversie

Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.

Papieren documenten niet bewaren

Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen

Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op!

Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Heb je vragen over de bewaarplicht? Neem dan contact met ons op.

Gerelateerde artikelen

Advieswijzer Arbeid en arbeidscontracten 2022

Advieswijzer Arbeid en arbeidscontracten 2022

25-07-2022

De regels voor arbeidscontracten zijn steeds aan verandering onderhevig. Weet je het allemaal nog? Voor iedereen die het overzicht een beetje kwijt is, nog een keer de belangrijkste wijzigingen op een rij.
Contact

Contact

Heb jij vragen over jouw administratie of ben je nieuwsgierig wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op. 
Dga, wanneer is een lening bij jouw bv (on)zakelijk?

Dga, wanneer is een lening bij jouw bv (on)zakelijk?

09-08-2022

Bv’s en hun dga’s komen met elkaar nogal eens leningen overeen. Hieraan kleven diverse voordelen, zolang maar acht wordt geslagen op de zakelijkheid van de lening. Gebeurt dit niet, dan kan dit vervelende fiscale gevolgen hebben.
Renteaftrek voormalige eigen woning met kraakwacht(overeenkomst)

Renteaftrek voormalige eigen woning met kraakwacht(overeenkomst)

15-07-2022

Als jouw voormalige eigen woning leegstaat in afwachting van verkoop, kun je onder voorwaarden de hypotheekrente in aftrek blijven brengen. Dit kan niet als je iemand in de woning laat verblijven, behalve als deze persoon als kraakwacht wordt aangemerkt.
Correctie bijtelling bij andere vakantieauto dan jouw zakelijke?

Correctie bijtelling bij andere vakantieauto dan jouw zakelijke?

18-07-2022

De vakantie komt eraan en talloze werknemers gebruiken daarvoor de auto van de zaak. Soms gebruiken ze voor de vakantie juist een andere auto. Wat zijn dan de gevolgen voor de bijtelling?
Btw-forfait op zonnepanelen: hoe zit dat?

Btw-forfait op zonnepanelen: hoe zit dat?

02-08-2022

Investeer je als particulier in zonnepanelen voor op jouw woning, dan kun je de btw bij aanschaf terugkrijgen. Daar staat tegenover dat je op de energie die je aan de energiemaatschappij teruglevert, weer btw moet betalen. Voor de per saldo terug te krijgen btw kun je een forfait gebruiken.