Bij jou om de hoek
75 jaar ervaring
Spreekt jouw taal

9 juni 2021

Wat wil je weten over de digitale bewaarplicht?

Ondernemers dienen hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.

Gegevens raadplegen

De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile

De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.

Conversie

Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.

Papieren documenten niet bewaren

Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen

Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op!

Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Heb je vragen over de bewaarplicht? Neem dan contact met ons op.

Gerelateerde artikelen

Diensten

Diensten

Ben je ondernemer of wil je als particulier geholpen worden bij jouw financiële administratie?  Bij Kantoor Kersten helpen wij je graag. Van financiële administratie, fiscaal advies tot salarisadministratie. Op ons kun je rekenen! 
Advieswijzer Bedrijfsoverdracht van het familiebedrijf 2021

Advieswijzer Bedrijfsoverdracht van het familiebedrijf 2021

27-05-2021

Waar moet je op letten bij een bedrijfsoverdracht binnen de familie? Voor familiebedrijven is continuïteit een van de belangrijkste doelstellingen. Daarnaast spelen fiscale en juridische aspecten een grote rol. De Belastingdienst kijkt bij de overdracht namelijk kritisch mee. Het bedrijf is er voor bestaanszekerheid van de huidige generatie, de volgende generatie en liefst nog vele generaties daarna.
Uiterlijk 31 juli berekening tegemoetkomingen Wtl

Uiterlijk 31 juli berekening tegemoetkomingen Wtl

10-06-2021

Als je als werkgever recht heeft op tegemoetkomingen volgens de Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl) valt uiterlijk 31 juli de berekening van de tegemoetkoming in de bus. Je ontvangt de tegemoetkoming daarna binnen zes weken.
Alsnog NOW voor eerdere kwartalen? Deadline 16 juli!

Alsnog NOW voor eerdere kwartalen? Deadline 16 juli!

14-06-2021

Ondernemers die nog geen NOW aanvroegen voor de perioden vanaf oktober 2020, kunnen dit nu alsnog doen. Ondanks dat de aanvraagperiode inmiddels officieel is verstreken.
Contact

Contact

Heb jij vragen over jouw administratie of ben je nieuwsgierig wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.