Bij jou om de hoek
75 jaar ervaring
Spreekt jouw taal

22 juni 2022

Update lonenspecial 2022: corona en thuiswerken

Thuiswerkvergoeding

Omdat werknemers veel meer thuiswerken als gevolg van corona, kunnen werkgevers zich genoodzaakt voelen tegemoet te komen in de kosten die werknemers thuis maken. In deze paragraaf volgt een overzicht van de manier waarop verschillende, veelvoorkomende vergoedingen en verstrekkingen fiscaal behandeld worden.

Pc, mobiele communicatiemiddelen, internet

Computerapparatuur, zoals laptops, printers (e.d.) en mobiele communicatiemiddelen, zoals een smartphone, kan een werkgever belastingvrij vergoeden of verstrekken als deze naar zijn mening nodig zijn voor het thuis goed kunnen uitvoeren van de functie. Ook een internetabonnement valt hieronder.

Let op!

Bij een abonnement met meerdere voorzieningen, zoals voor tv, moet de werkgever nagaan bij de provider welk deel van de kosten aan het internetabonnement zijn toe te rekenen. Alleen dit deel kan hij namelijk onbelast vergoeden.

Noodzakelijk?

Bij personeel dat verplicht thuis moet werken, zal in de regel weinig discussie bestaan over de noodzakelijkheid van een laptop en dergelijke. Niet-noodzakelijke hulpmiddelen zijn bovendien ook vrijgesteld als de werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.

Tip!

Ter beschikking stellen betekent dat een werknemer de voorziening weer inlevert bij bijvoorbeeld einde dienstverband of als de werknemer de voorziening niet meer nodig heeft voor zijn werkzaamheden. Leg deze afspraken met een werknemer goed vast.

Niet vrijgesteld, dan in vrije ruimte

Vergoedt de werkgever iets of stelt hij iets ter beschikking wat niet noodzakelijk is, dan is dit in beginsel belast bij de werknemer. Maar hij kan dit ook onderbrengen in de werkkostenregeling, zodat het onbelast blijft. Alleen als hij dit jaar over de vrije ruimte heen schiet, betaalt hij als werkgever 80% eindheffing.

Einde crisis, en dan?

Als werknemers na de coronacrisis niet meer thuis hoeven te werken, dienen ze ter beschikking gestelde pc’s en dergelijke weer aan de werkgever terug te geven of in privé over te nemen en hier een redelijke vergoeding voor te betalen.

Thuiswerkvergoeding € 2 per dag

Zoals geschreven in artikel 3.2, is er vanaf dit jaar een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling voor de thuiswerkvergoeding. Je mag een bedrag van € 2 per dag belastingvrij aan thuiswerkers vergoeden. Wil je meer dan € 2 per dag aan jouw werknemer vergoeden, dan breng je het meerdere onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Let er wel op dat vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij zijn voor zover ze binnen de zogenaamde vrije ruimte vallen. Deze bedraagt in 2022 1,7% van jouw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Ben je in 2022 meer kwijt aan vergoedingen en verstrekkingen, dan betaal je als werkgever 80% belasting over het meerdere.

Thuiswerkregeling

Stel een thuiswerkregeling op als je het voor bepaalde functies of functiegroepen mogelijk wilt maken om thuis te werken.

Hierin neem je aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook bijvoorbeeld informatie over de wijze van controle. Denk hierbij aan:

  • In welke functies of functiegroepen werknemers – gelet op de aard van de functie – mogen thuiswerken
  • Het aantal dagen dat een werknemer thuis kan werken
  • De bereikbaarheid van de werknemer en tijdstippen hiervoor
  • Hoe de controle op de werkplek plaatsvindt
  • Hoe de arbeidsomstandigheden goed blijven en hoe werkgever en werknemer hiermee om moeten gaan
  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
  • In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

In het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever op grond van de Arbowet moet voeren, zal aandacht moeten worden besteed aan thuiswerken. Dit betekent dat in de door iedere werkgever op te stellen RI&E aandacht zal moeten worden besteed aan het thuiswerken.

In het kader van de Arbowetgeving valt thuiswerken onder het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Deze kwalificatie zorgt ervoor dat voor thuiswerken een verlicht arboregime van toepassing is. Dit verlichte regime houdt in dat bepaalde arboverplichtingen niet van toepassing zijn, zoals verplichtingen ten aanzien van brandgevaar en vluchtwegen, maar ook verplichtingen ten aanzien van de grootte van de werkruimte en de aanwezigheid van toiletten.

Het Arbeidsomstandighedenbesluit bepaalt dat de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen moet voldoen:

Om aan deze eisen te voldoen, kan gedacht worden aan het ter beschikking stellen van bepaalde voorzieningen of hulpmiddelen voor de inrichting van de thuiswerkplek, zodat voorkomen wordt dat de werknemer te lang of op een verkeerde manier aan het werk is. Denk hierbij aan zaken als een laptophouder, een muis of een los toetsenbord. Dergelijke kosten die betrekking hebben op het voldoen aan de arboverplichtingen, zijn voor rekening van de werkgever. Hebben werknemers zelf al kosten gemaakt die noodzakelijk waren voor de inrichting van hun thuiswerkplek, dan kunnen ze deze, mits hierover vooraf afspraken zijn gemaakt met de werkgever, bij de werkgever declareren.

In een speciale thuiswerkregeling als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid kan de werkgever bijvoorbeeld aangeven voor welke functies binnen de organisatie de mogelijkheid bestaat over te gaan tot thuiswerken en welke eisen er worden gesteld aan de inrichting van de thuiswerkplek. De ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging moet instemming verlenen aan het thuiswerkbeleid als onderdeel van het arbobeleid. Het faciliteren van thuiswerken kan dan nader geregeld worden in een door werkgever en werknemer te ondertekenen thuiswerkovereenkomst waarin zaken worden geregeld als het aantal dagen waarop de werknemer thuis werkt, de bereikbaarheid van de werknemer en de terbeschikkingstelling van de benodigde apparatuur.

Ook moet er door de werkgever aandacht worden besteed aan het risico van psychosociale arbeidsbelasting tijdens het werk dus ook tijdens het thuiswerken. Denk hierbij aan zaken als pesten, agressie, geweld, intimidatie en discriminatie. Hij zal in dit verband als onderdeel van het arbobeleid een beleid in het kader van ongewenst gedrag moeten voeren. Onderdeel van dit beleid is het aanwijzen van een vertrouwenspersoon waar de werknemer terecht kan. Dit kan een interne of een externe vertrouwenspersoon zijn dan wel een combinatie van beiden. Ook zal er een klachtenregeling en een klachtencommissie moeten worden ingesteld. Voor het beleid inzake ongewenste omgangsvormen en de klachtenregeling geldt dat de or een instemmingsrecht heeft.

Gerelateerde artikelen

Diensten

Diensten

Ben je ondernemer of wil je als particulier geholpen worden bij jouw financiële administratie?  Bij Kantoor Kersten helpen wij je graag. Van financiële administratie, fiscaal advies tot salarisadministratie. Op ons kun je rekenen! 
Overgangsregeling vrijstelling werkvergunning Oekraïners verlengd

Overgangsregeling vrijstelling werkvergunning Oekraïners verlengd

05-08-2022

Vanaf 1 april 2022 geldt een werkvergunningsvrijstelling voor vluchtelingen uit Oekraïne. Tot en met 31 augustus was dit al mogelijk zonder de sticker van de IND in het paspoort. Deze termijn is onlangs verlengd naar 31 oktober 2022.
Andere optieregeling voor startups vanaf 2023

Andere optieregeling voor startups vanaf 2023

08-08-2022

Er komt waarschijnlijk toch een andere aandelenoptieregeling voor startups. Een eerder voorgestelde ingangsdatum van deze nieuwe regeling per 2022 was uitgesteld, maar de Tweede Kamer heeft een hiertoe strekkend wetsontwerp nu toch goedgekeurd.
Premie Aof bij uitkering aanvullend geboorteverlof

Premie Aof bij uitkering aanvullend geboorteverlof

19-07-2022

Op welke manier verwerk je de gedifferentieerde premie Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) in de aangifte loonheffingen bij aanvullend geboorteverlof van jouw werknemer? De Belastingdienst heeft daarover nieuwe informatie gepubliceerd.
Nieuws

Nieuws

Op deze pagina houden wij je op de hoogte van het laatste financiële nieuws. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op.